Flexible Arbeitsformen wie Arbeiten von zu Hause aufgrund einer bestmöglichen Vereinbarkeit von Familie und Beruf, unterwegs im Hotel, auf Messen oder in „Tisch-Nachbarschaft“ mit anderen kreativen Köpfen sind beliebt und bringen viele Vorteile mit sich. Die Arbeit im Co-Working Space ist beispielsweise ein willkommenes Arbeitsmodell für Freiberufler, Gründer oder Start-ups. Räume und Arbeitsplätze werden mit Gleichgesinnten geteilt. Ein Co-Working Space ist somit weit mehr: Eine Community, Ideenschmiede, ein Unternehmensnetzwerk und Digital Hub. In einem inspirierenden und offenen Umfeld kommen unterschiedlichste Menschen zusammen, knüpfen Kontakte, tauschen sich aus. Es entstehen innovative Geschäftsideen – das ist besonders wichtig. Ganze Wirtschaftsregionen wie auch Ostwestfalen-Lippe werden dadurch nachhaltig gestärkt. Schreibtische, Räume, Internet und Drucker werden gemeinsam und kostengünstig genutzt. Machen Sie sich dennoch bewusst, dass hier zwar „zusammen gearbeitet wird“, aber meistens nur im Sinne von „gemeinsam Räumlichkeiten nutzen“.

Aus Datenschutzsicht sind hier ein paar Dinge zu beachten, denn in Art. 5 DSGVO (1) f steht

„personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“)“.

Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO muss dies also zwingend einhalten, für Sicherheit sorgen und seine Schutzmaßnahmen auf Nachfrage beweisen und vorlegen können.

Damit besonders in offenen Arbeitsbereichen wie in Co-Working Spaces der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet werden kann, hierzu Arbeitspause mit einem leckeren Cappuccinoein paar Hinweise und Sicherheitstipps. Das Gleiche gilt durchaus auch für die Arbeit im Homeoffice und vor allem auch unterwegs.

Let’s take a coffee break
Wenn Sie den Arbeitsplatz (auch nur kurz) verlassen, dann sichern Sie ihren Laptop immer durch eine Passwortsperre mit einem sicheren Passwort. Achten Sie darauf, dass Datenträger, wichtige Unterlagen in Papierform oder Personaldaten nicht offen und einsehbar rum liegen (Clean Desk Policy). Verschließen Sie diese sicher wie in einem Rollcontainer. Datenträger wie USB Sticks sollten verschlüsselt sein, damit niemand bei Verlust oder durch Fremdeinsicht zu Schaden kommt. Verloren gegangene oder durch fremde Personen eingesehene, unverschlüsselte Datenträger – auf denen personenbezogenen Daten gespeichert sind – sind meldepflichtig! Bei der gemeinsamen Nutzung von Netzwerkdruckern ist ebenfalls Vorsicht geboten. Vertrauliche Informationen können leicht in andere Hände gelangen. Eine Pull-Printing-Lösung erhöht die Sicherheit, die Druckerausgabe erfolgt erst nach Authentifizierung am Drucker. Häufig werden Druckdaten gespeichert. Die Datenspeicherung sollte zumindest in verschlüsselter Form garantiert werden. Besser ist eine Löschung. Vertrauliche Informationen gehören nicht einfach in den Papierkorb, Datenschutztonnen oder geeignete Aktenvernichter sorgen für eine sichere Papiervernichtung.

Arbeiten am Arbeitsplatz
Schützen Sie interne Informationen oder personenbezogene Daten auf Ihrem Monitor durch geeignete Blickschutzfolien. Damit verringert sich der Einsichtswinkel deutlich. Vertrauliche Telefonate führt man am besten außerhalb der Hörweite anderer Co-WorkerInnen. Sorgen Sie im Falle einer Verbindung mit Ihrem Unternehmensnetzwerk für eine verschlüsselte Verbindung wie über VPN. Das WLAN Netzwerk muss gegen Zugriff von außen geschützt sein. Deaktivieren Sie das WLAN, wenn eine Internetverbindung nicht benötigt wird. Ratsam ist das Versenden von verschlüsselten Nachrichten wie der Besuch von Webseiten auf HTTPS Ebene. Und selbstverständlich sollten die Räume vor unberechtigtem Zutritt geschützt sein. Einem datenschutzkonformen Arbeiten in Co-Working Spaces sollte damit nichts mehr im Weg stehen. Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter fühlen sich bei Ihnen ebenfalls von Anfang an sicher aufgehoben.

Übrigens gibt es bei Thomas Werning in Lage seit Oktober 2018 Schreibtische in einem kleinen gemütlichen Co-Working Space zu mieten. Thomas Werning hat damit sein Portfolio nach 20 Jahren Strategieberatungen thomas.werning.com erweitert. Wie auch mit dem „Treffpunkt Sülter Tower“, bei dem Wissensvermittlung in Form von Seminaren und Workshops rund um Datenschutz, Digitalisierung und Internetmarketing im Vordergrund stehen.