„Wer darf was?“ – Warum sich eine Rechte-Dokumentation gerade für kleine Unternehmen richtig lohnt
Mal ehrlich: Wissen Sie auf Anhieb, wer in Ihrem Betrieb auf welche IT-Systeme Zugriff hat? Welche Zugänge eine neue Mitarbeiterin braucht – oder was alles gesperrt werden muss, wenn jemand das Unternehmen verlässt?
In vielen kleinen Betrieben läuft das Thema IT-Zugänge nebenbei. Passwörter nur im Kopf des Chefs, alte Accounts, die weiter bestehen, und Tools, von denen nur eine Person überhaupt weiß – das kommt Ihnen bekannt vor? Dann wird’s höchste Zeit für eine einfache Lösung, die Ordnung schafft und gleichzeitig Ihre Daten schützt: eine Berechtigungsdokumentation.
Was ist das überhaupt – und warum sollte Sie das interessieren?
Im Grunde ist das nichts anderes als eine übersichtliche Liste: Wer arbeitet bei Ihnen, welche Rolle hat die Person – und auf welche Programme, Dateien oder Plattformen darf sie zugreifen? Das Ganze als einfache Tabelle, oft „Berechtigungsmatrix“ genannt. So sehen Sie auf einen Blick: „Wer darf was – und warum?“
Und das Beste: Diese Doku bringt nicht nur Struktur in Ihren IT-Alltag, sondern hilft auch dabei, Datenschutz und IT-Sicherheit wirklich umzusetzen. Denn: Wenn klar geregelt ist, wer worauf Zugriff hat, vermeiden Sie unnötige Risiken – und erfüllen ganz nebenbei auch noch rechtliche Vorgaben wie die DSGVO.
Warum Sie sich mit dem Thema beschäftigen sollten – drei echte Alltagssituationen:
1. Neue Kollegin startet – was braucht sie alles?
Sie kennen das: Der erste Arbeitstag steht vor der Tür. Rechner steht, Telefon läuft – aber bei den IT-Zugängen und insbeosndere den Dritt-Portalen wird’s schnell unübersichtlich. Mit einer Berechtigungsmatrix sehen Sie sofort, was jemand mit dieser Rolle alles braucht: E-Mail-Zugang? Zugriff auf die Zeiterfassung? Kundenportal? Zack – alles auf einen Blick.
2. Jemand verlässt das Unternehmen – was muss gesperrt werden?
Gefährlich wird’s, wenn ehemalige Mitarbeitende noch Wochen später auf Kundendaten zugreifen können. Mit einer Rechte-Doku können Sie beim Austritt gezielt durchgehen, welche Zugänge, auch außerhalb der eigenen IT, deaktiviert oder geändert werden müssen – ohne etwas zu übersehen. Das spart Nerven, schützt Ihre Daten und zeigt, dass Sie’s im Griff haben.
3. Der Chef fällt plötzlich aus – wie geht’s weiter?
In kleinen Betrieben steckt viel Wissen in den Köpfen einzelner. Wenn plötzlich jemand krank wird oder ausfällt, kann das schnell zum Problem werden: „Wo sind die Zugangsdaten?“ „Wer kommt in den Online-Shop?“ Die Dokumentation hilft, den Überblick zu behalten und sorgt dafür, dass der Betrieb trotzdem weiterlaufen kann.
Was bringt das konkret für Ihren Betrieb?
- Sicherheit: Keine unnötigen Zugänge, keine vergessenen Accounts.
- Rechtssicherheit: Erfüllt Anforderungen der DSGVO.
- Effizienz: Onboarding und Offboarding laufen sauber und schnell.
- Transparenz: Wer was darf, ist klar geregelt – ohne Ratespielchen.
- Krisenfestigkeit: Wenn jemand ausfällt, geht nichts verloren.
Und wer kümmert sich darum?
Nicht die IT allein – sondern die Geschäftsführung. Denn: Sie entscheiden, wer was darf. Die IT setzt es dann technisch um. Am besten funktioniert das im Team mit der Personalverantwortlichen: Zusammen festlegen, was gebraucht wird – die IT (intern oder extern) setzt’s um. Klingt einfach? Ist es auch.
So setzen Sie’s um – ohne viel Aufwand:
- Systeme auflisten: Welche Programme, Tools, Portale nutzt Ihr Unternehmen? Das wird fortlaufend ergänzt und aktualisiert.
- Rollen definieren: Wer hat welche Aufgaben? (z. B. Azubi, Büro, Meister, Geschäftsführung)
- Tabelle erstellen: Wer hat worauf Zugriff – und in welchem Umfang?
- Abstimmen: Passt das so? Was ist wirklich nötig?
- Technisch umsetzen: IT zieht nach – was nicht gebraucht wird, fliegt raus.
- Aktuell halten: Bei jeder Neueinstellung, jedem Austritt oder Systemwechsel gleich mitpflegen.
- Sicher ablegen: Die Datei gehört geschützt – aber im Notfall zugänglich.
Tipp: Excel reicht oft völlig aus. Wer’s größer denkt, kann später auf Tools fürs „Identity & Access Management“ umsteigen. Aber starten Sie ruhig einfach – Hauptsache, Sie starten.
Fazit: Kein Firlefanz, sondern echte Hilfe im Alltag
Eine Berechtigungsdokumentation ist keine Bürokratie-Spielerei – sie ist ein praktisches Werkzeug für den Alltag. Sie schützt Ihre Daten, bringt Ordnung ins IT-Chaos und hilft im Ernstfall richtig weiter. Und: Sie zeigt, dass Ihr Unternehmen professionell organisiert ist – selbst wenn’s „nur“ fünf, zehn oder zwanzig Leute sind.
Also: Nicht warten, machen.
Ihr zukünftiges Ich wird Ihnen danken – und Ihr Team auch. ✅