Die 3G-Regeln im Betrieb, die aufgrund des § 28 Abs.1 bis 3 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG) in Kraft getreten waren, sind mit Ablauf des 19. März 2022 bekanntlich aufgehoben worden.
Somit entfallen auch
- Dokumentationspflichten und tägliche Nachweiskontrollen des Arbeitgebers
- sowie die Testpflichten.
Das bedeutet aber auch, dass es keine datenschutzrechtliche Erlaubnis mehr gibt diese Daten zu verarbeiten.
Aber wie sollen Unternehmen jetzt mit den erhobenen Daten umgehen?
Die Rechtsgrundlage für die Speicherung der Daten ist für die meisten Unternehmen demnach entfallen (Ausnahmen gelten nur für bestimmte Bereiche wie z.B. im Pflege- und Gesundheitsbereich).
Gemäß dem veröffentlichtem Beitrag von Bettina Gayk (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in NRW) vom 01.04.2022, sollen die erhobenen Daten jetzt oder spätestens sechs Monate nach Erhebung vernichtet bzw. gelöscht werden.
Hier gilt es jedoch abzuwägen, ob die „Aufbewahrung“ der personenbezogenen Daten zur Durchführung von eventuellen Arbeitsgerichtsprozessen (wie z.B. Kündigungsprozessen aufgrund gefälschten Impf-, Genesenen- oder Testnachweisen) weiterhin erforderlich und von Bedeutung sein könnte.
Ebenso gilt zu beachten, dass Arbeitsschutzbehörden auch noch nachträglich Kontrollen durchführen könnten und somit die Einhaltung der Regelungen weiterhin nachgewiesen werden müsste.
Die Arbeitsschutzbehörden können noch bis zu drei Jahre die Einhaltung der Nachweiskontrollen gem. § 28 b Abs. 3 IfSG prüfen und bei Ordnungswidrigkeiten Geldbußen verhängen.
Hier sollte also die Höhe des Risikos einer eventuellen Rechtsverfolgung beurteilt und die längerfristige Speicherung der Daten dadurch begründet werden.
Bei einer weiteren Speicherung bedarf es demnach einer neuen Rechtsgrundlage.
Fazit ist also, dass die meisten Arbeitgeber aufgrund des Wegfalls der Regeln in Bezug auf die Unterlassung der Datenerhebung und das Löschen der verarbeiteten personenbezogenen Daten handeln müssen.
Wie sollen die Daten gelöscht bzw. vernichtet werden?
Die erhobenen Daten müssen datenschutzkonform gelöscht werden.
Daten von Beschäftigten und Daten zur Kontaktnachverfolgung müssen demnach „unwiderruflich“ vernichtet werden.
Für die Vernichtung von den personenbezogenen Daten in Papierform wird ein Aktenvernichter der Sicherheitsstufe 4 oder höher empfohlen; die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern wird durch die DIN 66399 geregelt.
Auch die Speicherung in Backups oder Archivsystemen gilt hier zu beachten!
Was können Unternehmen tun, um sich und die Mitarbeitenden weiterhin in Bezug auf gesundheitliche Aspekte zu schützen?
Die Corona-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) wurde bis zum 25. Mai 2022 verlängert.
Demnach sollen betriebliche Basisschutzmaßnahmen nach wie vor auf der Grundlage von Gefährdungsbeurteilungen und entsprechend über das betriebliche Hygienekonzept beibehalten werden.
Unternehmen werden dazu aufgerufen, eine Gefährdungsbeurteilung (unter Berücksichtigung der Persönlichkeitsrechte, Recht auf Schutz personenbezogener Daten der Mitarbeitenden etc.) vorzunehmen und betriebliche Hygienekonzepte mit Blick auf das örtliche Infektionsgeschehen und der tätigkeitsbezogenen Infektionsgefahren zu berücksichtigen.
Diesbezüglich können folgende Maßnahmen getroffen werden:
- Das Angebot eines kostenfreien Covid-Schnelltests (z.B. einmal wöchentlich)
- Anbieten von Homeoffice-Möglichkeiten (gem. Weisungsrecht des Arbeitgebers) trotz Wegfall der Homeoffice-Pflicht nach Abwägung des Risikos für die Mitarbeitenden
- Bereitstellen von medizinischen Masken und Desinfektionsmittel
- Das regelmäßige Lüften von Büroräumen
- Weiteres Einhalten der Abstandsregeln
- Aufklärung der Mitarbeitenden über Risiken einer COVID-19-Erkrankung sowie Unterstützung bei der Wahrnehmung von Impfmöglichkeiten (auch während der Arbeitszeit).
Demnach sind Arbeitgeber weiterhin einer großen Verantwortung ausgesetzt, bei der die Einschätzung der aktuellen Gefährdungslage und die zu treffenden Maßnahmen zum Infektionsschutz stetig beobachtet und entsprechend angepasst werden sollten.