Datenschutzkonforme und flexible Arbeitsformen

Flexibles Arbeiten von zu Hause aufgrund idealer Vereinbarkeit von Familie und Beruf, unterwegs wie im Hotel, Café, Zug oder in „Tisch-Nachbarschaft“ gemeinsam mit anderen kreativen Köpfen ist beliebt und bringt viele Vorteile mit sich. Die Arbeit im Coworking Space ist zum Beispiel ein willkommenes Arbeitsmodell für Freiberufler, Gründer oder Start-ups. Räume und Arbeitsplätze werden mit Gleichgesinnten geteilt.

Laptop mit bunten Aufklebern im Coworking Space

Ein Coworking Space ist somit weit mehr: Eine Community, Ideenschmiede, ein Unternehmensnetzwerk und Digital Hub. In einem inspirierenden und offenen Umfeld kommen unterschiedlichste Menschen zusammen, knüpfen Kontakte, tauschen sich aus. Es entstehen innovative Geschäftsideen – und das ist gut und wichtig. Ganze Wirtschaftsregionen wie auch Ostwestfalen-Lippe werden dadurch nachhaltig gestärkt. Schreibtische, Räume, Internet und Drucker werden gemeinsam und kostengünstig genutzt. Machen wir uns dennoch bewusst, dass hier zwar „zusammen gearbeitet wird“, aber meistens nur im Sinne von „gemeinsam Räumlichkeiten nutzen“.

Aus Datenschutzsicht sind also ein paar Dinge zu beachten, denn in Art. 5 DSGVO (1) f steht

personenbezogene Daten müssen in einer Weise verarbeitet werden, die eine angemessene Sicherheit der personenbezogenen Daten gewährleistet, einschließlich Schutz vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung und vor unbeabsichtigtem Verlust, unbeabsichtigter Zerstörung oder unbeabsichtigter Schädigung durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen („Integrität und Vertraulichkeit“)“. Der Verantwortliche muss dies also zwingend einhalten, für Sicherheit sorgen und seine Schutzmaßnahmen auf Nachfrage beweisen und vorlegen können.

Damit besonders in offenen Arbeitsbereichen wie in Coworking Spaces der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet werden kann, möchte ich dazu ein paar Hinweise und Sicherheitstipps geben. Das Gleiche gilt auch für die Arbeit im Homeoffice (Besucher, Familienangehörige) und vor allem auch unterwegs.

Let’s take a coffee break

  • Wenn Sie den Arbeitsplatz (auch nur kurz) verlassen, dann sichern Sie Ihren Laptop immer durch eine Passwortsperre mit einem sicheren Passwort.
  • Achten Sie darauf, dass Datenträger, wichtige Unterlagen in Papierform oder Personaldaten nicht offen und einsehbar rum liegen (Clean Desk Policy). Verschließen Sie diese sicher wie in einem Rollcontainer.
  • Datenträger wie USB Sticks sollten verschlüsselt sein, damit niemand bei Verlust oder durch Fremdeinsicht zu Schaden kommt. Verlorengegangene oder durch fremde Personen eingesehene, unverschlüsselte Datenträger - auf denen personenbezogenen Daten gespeichert sind - sind meldepflichtig!
  • Bei der gemeinsamen Nutzung von Netzwerkdruckern ist ebenfalls Vorsicht geboten. Vertrauliche Informationen können leicht in andere Hände gelangen. Eine Pull-Printing-Lösung erhöht die Sicherheit, die Druckerausgabe erfolgt erst nach Authentifizierung am Drucker. Häufig werden Druckdaten gespeichert. Die Datenspeicherung sollte zumindest in verschlüsselter Form garantiert werden. Besser ist eine Löschung.
  • Vertrauliche Informationen gehören nicht einfach in den Papierkorb, Datenschutztonnen oder geeignete Aktenvernichter sorgen für eine sichere Papiervernichtung.
  • Schützen Sie interne Informationen oder personenbezogene Daten auf Ihrem Monitor durch geeignete Blickschutzfolien. Damit verringert sich der Einsichtswinkel deutlich. Gibt es auch für Ihr Smartphone!
  • Vertrauliche Telefonate führt man am besten außerhalb der Hörweite anderer Coworker/-innen.
  • Sorgen Sie im Falle einer Verbindung mit Ihrem Unternehmensnetzwerk für eine verschlüsselte Verbindung wie über VPN. Das WLAN Netzwerk muss gegen Zugriff von außen geschützt sein. Deaktivieren Sie das WLAN, wenn eine Internetverbindung nicht benötigt wird. Ratsam ist das Versenden von verschlüsselten Nachrichten wie der Besuch von Webseiten auf HTTPS Ebene.

Und selbstverständlich sollten die Räume vor unberechtigtem Zutritt geschützt sein.

Einem datenschutzkonformen Arbeiten im Coworking Space sollte damit nichts mehr im Weg stehen.

Das Beste kommt zum Schluss:
Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter fühlen sich bei Ihnen von Anfang an gut und sicher aufgehoben. 

Übrigens: So einige Firmeninterna und Geschäftsgeheimnisse geben Mitarbeiter/-innen, wie per Telefon oder E-Mail, im Zug preis. Kaspersky Lab hat dazu 2019 ein Datenschutz-Experiment durchgeführt. Und ziemlich viel mitgehört und -gelesen!!!

Liebe Chef/-innen, die Ergebnisse sollen Euch nachdenklich stimmen. Und - haben Sie selbst Ihren Laptop im Zug vor den Blicken der Anderen geschützt und telefonieren leise und disket?

HIER ist das Kasperksy Experiment nachzulesen.

Schreiben Sie IT-Sicherheit und Datenschutz auf Geschäftsreisen GROSS.

Fazit: Bitte schulen und sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter/-innen im Datenschutz. Verordnen Sie Blickschutzfilter und Diskretion. Das ist definitiv günstiger!

Wenn Sie hierzu mehr wissen oder Ihre Mitarbeiter/-innen sensibilisieren und schulen lassen möchten, dann schreiben Sie eine E-Mail an unsere Experten/-innen unter teamDatenschutz@werning.com. Wir helfen Ihnen weiter. Erstellen gemeinsam eine Checkliste zur Einhaltung des Datenschutzes.