Schritt für Schritt zur datenschutzkonformen Internetseite.

Datenschutz Digitalisierung

Hand aufs Herz: Wissen Sie zu 100% welche Daten (externe Scripte, Cookies, Funktionen, etc.) auf der Webseite Ihres Unternehmens tagtäglich ein und aus gehen? Wenn nicht - und so ergeht es wohl den meisten - dann ist unsere Tabelle die Lösung für Sie, um einen schnellen Überblick zu erhalten.

Schritt für Schritt zur datenschutzkonformen Internetseite

Ihre Internetseite ist mehr als nur ein digitaler Flyer.

Waren vor Jahren die Internetseiten meistens nur größere „digitale Visitenkarten“, handelt es sich heutzutage um Datenverarbeitungsprojekte die mit einer Vielzahl externer Anbieter (Plugins, Scripte) zusammenarbeiten, geschützte Bereiche beinhalten (Backend, CRM, Kundenkonten, Zahlungssysteme) und regelmäßig gewartet werden müssen.

In den Unternehmen werden diese Projekte häufig immer noch wie eine digitale Visitenkarte priorisiert. Die Marketingabteilung gibt die Technik häufig außer Haus, die IT fühlt sich nicht zuständig und die Geschäftsführung möchte oder kann sich oft nicht damit befassen.

Grundsätzlich ist eine Internetseite heute jedoch ein übergreifendes Softwareprojekt mit verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Hierbei kommen die Vorgaben und Wünsche häufig vom Marketing und Vertrieb. Unterschriftsberechtigt - es handelt sich teils um Verträge mit deutlichem Risiko bzw. Vertragsstrafen - ist meist die Geschäftsführung/Einkauf und es handelt sich um Technik, die zwar nicht im Haus betrieben wird, aber als SaaS-Lösung sicherlich der IT-Umgebung des Unternehmens zuzuordnen ist. Zum Schluss - meist kurz vor der Freischaltung - darf dann auch der Datenschutzbeauftragte bitte „noch schnell“ die Datenschutzerklärung schreiben. Ein meist für alle nicht befriedigendes Projekt und mittlerweile zudem mit einem hohen Bußgeld- und Imagerisiko verbunden.

Schaffen Sie sich einen Überblick.

Um in einem solchen Projekt eine (erste) einfache Übersicht zu erhalten und eine gemeinsame Sprache zu finden, haben wir eine Exceltabelle erstellt.

  • In dieser wird zuerst das Projekt gemeinsam definiert (Zeilen 1-4). Wer ist die verantwortliche Stelle? Gibt es Triggerpunkte auf der Internetseite (bspw. Conversions, Remarketing, etc.) und gibt es einen besonderen Kontext (Patienten, Selbsthilfegruppen, Medizin, Kinder, etc.)?
     
  • Durch eine erste Analyse (bspw. per webbkoll.dataskydd.net) erfolgt eine Erfassung und Bewertung der Cookies und externen Scripte in den Spalten G, H und I nach dem Ampelsystem. Der aktuelle Zustand wird farbig hinterlegt. Grün (Spalte I) sollte der zu erreichende Status sein.
     
  • Sollten Einbindungen/Cookies rot oder gelb hinterlegt sein, muss seitens des Verantwortlichen/Geschäftsführung das Risiko abgewogen und entschieden werden.
     
  • Der Zweck (blaue Felder in Spalte B) ist durch die Verantwortlichen/Agentur zu beschreiben.
     
  • In Spalte J wird die Rechtsgrundlage entsprechend der gewählten Umsetzung erklärt.
     
  • Zweck, Rechtsgrundlage und evtl. Aufbewahrungsdauer ergeben die Informationen für die Datenschutzerklärung.
     
  • Zusätzlich sind die entsprechenden Verträge (AVV, JC, SCC) zu schließen und zu prüfen sowie die Verarbeitungen entsprechend Ihrem Zweck in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen.

 


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Für Marketingabteilungen und Internetagenturen kann der Halbtagesworkshop „faires Internetmarketing“ interessant sein.